Propuestas para Mejorar la capacidad de Organizar el Trabajo Propio

Mejorar la capacidad de Organizar el Trabajo Propio

Propuestas para  Mejorar la capacidad de Organizar el Trabajo Propio

En ocasiones tenemos dificultades en nuestro trabajo por que no sabemos organizarnos y se nos acumulan las actividades, en puntas de trabajo, de modo que nuestro tiempo se dispersa en mil tareas diferentes, que, incluso, hacemos a la vez. Algunas ideas generales que pueden resultar útiles son las siguientes:

  • ¡Delegar! Y acompañar esta delegación de rendimiento de cuentas.
  • Seleccionar los correos electrónicos. Que los revise el personal administrativo, que también lo puede llevar la agenda. O bien, abrir el correo electrónico en momentos concretos, preestablecidos (y no constantemente).
  • Separar de lo urgente de lo que puede esperar. Y en cualquier caso (Incluso en las actuaciones inmediatas), Tener presente cuál es el rumbo que deseamos seguir.
  • Identificar cuáles son los aspectos que aunque no sean urgentes, son mas importantes.
  • Estudiar qué debemos priorizar qué podemos demorar, y cuales son los costos , y cuáles son los costos y consecuencias de no abordar inmediatamente un tema. Hay temas que maduran por si solos y no requieren de una intervención directa, en cambio otros generan altos costos si no se tratan de inmediato.
  • Priorizar aquellas decisiones de las cuales depende el trabajo de terceras persona.
  • En caso de no disponer de suficiente información, de hallarse en callado en un tema, de prever que puede generar malestar entre el profesorado, es mejor posponer la decisión para el momento en que cuente con más datos.
  • Llevar un registro que me permita saber cuáles son los problemas más recurrentes a fin de poder tomar medidas para corregirlos, planeando mejores procesos.

Vamos a analizar, a continuación, algunas de estas propuestas con mayor detenimiento.

Tener una agenda ajustada y administrar el tiempo según prioridades

Para que nuestra agenda sea lo mas ajustada posible, podemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • La clave no es dar prioridad a lo que esta a la agenda, si no ordenar en la agenda las prioridades (Covey, 1997,pág. 183)
  • Es necesaria una planeación diaria pero, sobretodo, una planeación estratégicas a medio y largo plazo que conecte con las metas que deseamos conseguir más allá resolver las urgencias diarias. Para ello se puede intentar pasar de la planeación semanal, intentando en todo momento no perder de vista los objetivos que perseguimos a largo plazo.
  • Hay que saber gestionar tiempo propio, siendo consciente de que éste se distribuye entres varias actividades.
  • Separar muy claramente. Para ello adoptamos la propuesta de Covey (1007. pág. 171), quien elabora a la matriz de la administración del tiempo en cuatro bloques (cuadro 5).

Cómo distribuyo mi tiempo Actividad 1 Cómo distribuyo mi tiempo “Cuadro”

Cuadro5 Administracion del tiempo...
Cuadro5 Administracion del tiempo…

Bloque I (Urgente) aunque nos los parezca, no podemos centrarnos en él, por que significaría que estamos orientados hacia los problemas, trabajando al borde de los plazos, enfretandonos a situaciones limite… y eso nos desbordaría, dándonos la sensación de << Apagar fuegos >>. Agota, consume mucho tiempo y esfuerzo.

Bloque II (No urgente e importante). Orientación no hacia los problemas , si no hacia las oportunidades. Supone tener una visión y una perspectiva, y la disciplina necesaria para avanzar hacia ella. Hay que sacar tiempo de los bloques III y IV para dedicarlo al II, Organizando las prioridades de las instituciones.

Bloque III (Urgente y no importante). Peor es situarse en este cuadrante, donde atendemos cosas urgentes pero no importantes, pensando que si lo son (Como si estuviésemos en el bloque I) cuando quizá lo sean sólo para algunos. Supone valorizar las planeaciónes, se concentran en el corto plazo, lleva a sentir impotencia.

Bloque IV (No urgente y no importante). Todavía es peor situarse en este cuadrante, Puesto que supone una irresponsabilidad total, puede provocar el cierre de las instituciones, supone una gestión basada en cuestiones apremiantes determinadas, externamente y no conduce a nada.

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